16 Wochen, 35 % schneller

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation – Wachstum ohne Struktur

Das Unternehmen befand sich in einer typischen Wachstumsphase:
Die Aufträge nahmen zu, das Lager war technisch gut ausgestattet, und die digitale Infrastruktur grundsätzlich modern.
Doch die Prozesse waren mit dem Wachstum nicht mitgewachsen.

Die Logistikfläche umfasste rund 1.000 m², aufgeteilt in Wareneingang, Kommissionierung und Versand.
Zum Einsatz kam ein kombiniertes Lagerkonzept aus Hochregalbereichen und vertikalen Liftsystemen für Kleinteile – solide, aber nicht optimal genutzt

Der Wareneingang verfügte über eine kompakte Fläche für mehrere gleichzeitige Anlieferungen, während der Versandbereich regelmäßig an Kapazitätsgrenzen stieß.

Die IT-Struktur war vorhanden, aber nicht ausgereizt:
Ein etabliertes ERP-System war mit einer intern entwickelten Lagerverwaltungssoftware verbunden, deren Potenziale für Transparenz, Rückmeldung und Echtzeitsteuerung bislang ungenutzt blieben.

Ich übernahm die Beratungsfunktion, hybrid – teils vor Ort im Lager, teils digital mit der Leitungsebene.
Ziel war, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen, Strukturen zu stärken und Effizienzgewinne ohne hohe Investitionen zu erzielen.

Phase 1 (Woche 1–4): Analyse und Beobachtung

In den ersten Wochen stand Zuhören und Verstehen im Mittelpunkt.
Ich begleitete den laufenden Betrieb, führte Gespräche auf allen Ebenen und dokumentierte sämtliche Abläufe, Wege und Prozesszeiten.

Schnell wurde deutlich:
Die Probleme lagen nicht bei den Mitarbeitenden, sondern in den Strukturen. Vieles beruhte auf Routinen aus der „Vorwachstumszeit“ – funktional, aber ineffizient.

Ich erstellte eine vollständige Prozessdokumentation mit Zeitaufnahmen, Engpassanalysen und Informationsflüssen. Diese Dokumentation wurde die Grundlage für spätere Abstimmungen mit der Abteilungsleitung und Geschäftsführung

Phase 2 (Woche 5–8): Analyseergebnisse & Führungsabstimmung

Aus der Dokumentation entstand eine Wertstromanalyse mit Zeit- und Kommunikationsflüssen.
Dabei zeigte sich: Die vorhandene Technik – Hochregallager, Liftsysteme, ERP – war leistungsfähig, aber nicht miteinander verzahnt.
Ein Teil der Buchungen erfolgte noch manuell, wodurch Transparenz verloren ging.

Ich stellte die Ergebnisse in einer gemeinsamen Sitzung mit der Geschäftsführung und Abteilungsleitung vor.
Schnell wurde klar: Das Unternehmen war digital gut aufgestellt, aber organisatorisch im alten Maßstab geblieben.

Gemeinsam beschlossen wir mehrere Richtungsänderungen:

• Neuordnung der Zuständigkeiten in der Logistik
• Einführung klarer Informationswege zwischen Einkauf, Lager und Versand
• Fokussierung auf Prozessstabilität statt Ad-hoc-Lösungen

Damit begann die eigentliche Umsetzungsphase – mit Rückendeckung von oben.

Phase 4 (Woche 13–15): Stabilisierung und Weiterentwicklung

Nach den ersten Erfolgen verlagerte sich der Schwerpunkt auf Stabilität und Nachhaltigkeit.
Visuelle Steuerungstafeln und tagesaktuelle Kennzahlen schufen Transparenz über Leistung und Zielerreichung.

In dieser Phase entwickelte sich das Projekt vom Beraterprojekt zur eigenen Initiative des Teams.
Mitarbeitende brachten selbst Vorschläge ein – darunter eine neue Anordnung von Schnellläufern auf mobilen Regalen, was weitere 8 % Zeitgewinn brachte.

Parallel wurden Prozesse in der Lagerverwaltungssoftware angepasst, um Rückmeldungen automatisiert ins ERP-System zu übernehmen – ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Echtzeitsteuerung.

Nachklang – Vertrauen und Nachhaltigkeit

Drei Wochen nach Abschluss wurde ich erneut eingeladen – zu einem „Überblick“, um die Wirkung zu überprüfen und mögliche Weiterentwicklungen zu besprechen.
Nicht, weil es Probleme gab, sondern weil die Verantwortlichen den Veränderungsprozess bewusst weiterführen wollten.

Das Unternehmen nutzt die neu gewonnenen Strukturen inzwischen als Grundlage für weitere Projekte im Bereich Bestandsmanagement und Flächenoptimierung.
Das zeigt: Veränderung wirkt, wenn sie verstanden und dokumentiert wird.

Fazit – Haltung, Kommunikation und Konsequenz

Dieses Projekt beweist:
Nachhaltige Prozessoptimierung braucht keine großen Budgets, sondern Verständnis, Struktur und Beteiligung.

Die Digitalisierung war da – sie musste nur genutzt werden.
Die Menschen waren engagiert – sie mussten nur eingebunden werden.

Meine Learnings:

• Prozesse beschleunigt man nicht durch Druck, sondern durch Klarheit.
• Dokumentation ist das Rückgrat jeder nachhaltigen Entscheidung.
• Kleine, gezielte Investitionen können große Wirkung entfalten.
• Auch hybride Projekte in der Freizeit können messbaren Mehrwert schaffen – wenn sie konsequent geführt werden.